Sicher vorbereitet auf die DSGVO

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Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird der Datenschutz innerhalb der Europäischen Union vereinheitlicht. Zudem soll der Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten aller EU-Bürger gewährleistet werden – eine Änderung von einmaligem Ausmaß.

Die DSGVO tritt ab dem 25. Mai 2018 in Kraft. Sie gilt für alle Unternehmen, Behörden und Organisationen in Europa, aber auch für Unternehmen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Wer personenbezogene Daten erfasst oder verarbeitet, muss diese vor missbräuchlicher Verwendung schützen. Dabei geht es nicht nur um digitale Daten, sondern auch um Papiere und Unterlagen.

Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, die Daten Ihrer Kunden und Geschäftspartner richtig zu schützen.

Schützen Sie Dokumente und Dateien vor unberechtigtem Zugriff. Lassen Sie ausgedruckte Dokumente nicht am Drucker liegen. Ihr PC sollte nicht ungeschützt bleiben, z. B. während Besprechungen oder in der Mittagspause. Nutzen Sie Blickschutzfilter, um ein Mitlesen zu verhindern.

Bewahren Sie Unterlagen und Dateien sicher auf. Sorgen Sie dafür, dass ausgedruckte Dokumente sicher aufbewahrt werden, z. B. in abschließbaren Schränken. Für die Archivierung von Dateien eignen sich z. B. USB-Sticks mit Kennwortschutz. Wenn Sie andere Medien wie CDs für die digitale Archivierung nutzen, denken Sie daran, diese ebenso sicher wie gedruckte Dokumente zu verwahren.

Vernichten Sie alle Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen. Nutzen Sie dafür einen Aktenvernichter mit entsprechender Sicherheitsstufe (min. Sicherheitsstufe 4). Verwenden Sie einen Schreibtisch-Aktenvernichter oder alternativ einen Autofeed-Aktenvernichter, um unberechtigte Entnahmen des zu vernichtenden Schriftguts zu verhindern. Denken Sie daran, die Dokumente auch zu vernichten, wenn Sie im Homeoffice arbeiten.

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